Переход от бумаги в “цифру”

Электронные трудовые книжки, цифровые медицинские карты, электронные паспорта, транспортные накладные и т.д  уже реальность. Госдума приняла в среду в первом чтении законопроект о цифровом документообороте компаний.

Польза от перевода документов в электронный вид колоссальная. Вот, например, избавляемся от трат за формирование и печать документа на листе формата А4. Плюс избавляемся от расходников: картриджи, обслуживание принтера. Что еще, не будет затрат отправка почтой — 50–60 рублей, или курьером,  обычно дороже в 5-10 раз, в зависимости от места назначения. Идеально, если документ не потеряется, и ответственный контрагент вернет подписанный оригинал.
Затраты на хранение документов. Аренда площади, оборудование (шкафы, полки) + обслуживание и все прелести переезда. В настоящее время максимальный срок хранения документов, например, трудовых договоров, служебных контрактов, гражданско-правовых договоров и многих других может достигать 75 лет. Расходы крупных компаний на логистику и аренду в некоторых случаях могут доходить до 500 млн – 1 млрд рублей в год. К примеру, у Сбербанка затраты составляют 2,5 млрд рублей в год, у операторов связи – 16 млн. рублей, у клиентов операторов электронного документооборота – до 4 млн рублей. Банки жалуются, что им приходится тысячи квадратных метров держать, чтобы эту бумагу хранить, хотя там есть документы, которые уже никому не нужны, их никто не проверяет.

Какие еще плюсы от перехода на цифру? Сотрудник не будет тратить от 4 до 8 рабочих часов на операции с пакетами бумажных документов контрагентов (печать, подпись, штамп). Если это документы десятков и сотен поставщиков и клиентов, то и количество часов бухгалтерии на работу с документами сокращается в несколько раз, и число сотрудников, занятых в процессе, также сокращается. Получается, что в год отдел бухгалтерии, например из 5 сотрудников, перестанет тратить на бумажную рутину 1000 часов.

Правда, нововведению не рады силовики. Они сказали, что такой формат очень рискован, потому что они могут потерять многие важные документы на бумажных носителях, в том числе их юридическую, историческую ценность. Второе опасение силовиков было связано с тем, что электронные документы нельзя будет использовать в судебных процедурах и оперативно-розыскных мероприятиях. Якобы там есть юридические нюансы, которые могли создать сложности при предъявлении каких-то претензий.

Существенным минусом системы электронного документооборота  станет проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов и т.д. Представьте, вот промышленные предприятия, это же объекты критической информационной инфраструктуры. Это градообразующие предприятия, остановка которых может привести и к социальному урону, и к экологической катастрофе.
Ну, и при переходе в цифру не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.

А в целом, картинка вырисовывается такая,  что многим компаниям придется параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Банально, из-за опасений, что документ не сохранится или хакер украдет. А чтобы хакер не украл, придется раскошелиться на информационную и кибербезопасность. А где будут брать столько  IT-специалистов? По разным оценкам Россию уже покинуло 50-80 тысяч. Ждать когда новых обучат?